I. Загальні положення
1.1. Організатором акції «Ялинки Повні Мрій» є Kwitnący Dom, структурний підрозділ Фундації Inna Przestrzeń (адреса: вул. Новий Світ 23/25, лок. 32, 00-029 Варшава, NIP: 521-33-93-003), надалі «Організатор».
1.2. Метою акції «Ялинки Повні Мрій» є підтримка дітей із сімей, які перебувають у складній життєвій ситуації, шляхом здійснення їхніх різдвяних мрій.
1.3. Цей регламент визначає правила співпраці між Організатором та Установами-Заявниками щодо залучення та подання родин для участі в різдвяній акції допомоги.
1.4. Акція триває з 01.06.2025 по 31.12.2025, протягом якої дарувальники можуть здійснювати мрії обраних дітей, а Організатор збирає та передає подарунки зареєстрованим родинам.
1.5. Подання родини до участі в акції є лише зверненням за допомогою і не означає зобов’язання з боку Організатора.
1.6. Участь в акції є повністю безкоштовною як для Установи-Заявника, так і для Бенефіціарів і не передбачає жодних витрат чи фінансових зобов’язань.
1.7. Установа-Заявник погоджується з тим, що інформація про встановлення співпраці може бути розміщена в рекламних і промоційних матеріалах акції, а також у звітах про акцію, що передаються дарувальникам і громадськості.
2. Визначення
2.1. Організатор – Kwitnący Dom, підрозділ Фундації Inna Przestrzeń, який організовує різдвяну акцію допомоги для дітей у складній життєвій ситуації, метою якої є здійснення їхніх різдвяних мрій.
2.2. Установа-Заявник – Центри соціальної допомоги, Повітові та Міські Центри Допомоги Родинам, кризові центри, фонди та громадські організації, що діють на території Варшавської агломерації, завданням яких є подання дітей, які потребують підтримки, та їхніх родин до акції, організованої Фундацією Inna Przestrzeń. Подані діти повинні бути мешканцями Варшавської агломерації та перебувати під постійною опікою Установи-Заявника.
2.3. Родина(и) = Бенефіціар(и) – Родини та діти, подані Установами-Заявниками, які отримають допомогу в рамках акції.
2.4. Агломерація Варшави – столичний регіон, що включає місто Варшава та навколишні повіти: легіоновський, мінський, отвоцький, воломінський, ґродзиський, новодворський, пясечинський, прушковський та варшавсько-західний повіт.
2.5. Акція – Різдвяна акція «Ялинки Повні Мрій», організована Фундацією Inna Przestrzeń, яка полягає у залученні дарувальників та здійсненні різдвяних мрій зареєстрованих дітей.
2.6. Дарувальник – фізична особа або компанія, яка вирішує придбати подарунок для дитини на основі заявки.
2.7. Подарунок – предмет вартістю до 100 злотих, який буде переданий дитині відповідно до правил, описаних у регламенті.
II. Завдання Установи-Заявника
1. Реєстрація установи для участі в акції
1.1. Щоб взяти участь в акції та мати можливість запрошувати родини, Установа-Заявник повинна зареєструватися через онлайн-форму, розміщену на сайті Організатора: https://kwitnacy-dom.pl/cpm-ops-2025/
1.2. Термін подання заявок від Установ-Заявників спливає 3.10.2025. Після цієї дати заявки можуть бути прийняті, але такі організації будуть занесені до резервного списку, а подарунки для дітей з цих установ будуть надаватися лише за умови наявності більшої кількості дарувальників, ніж кількість дітей, зареєстрованих у встановлений термін.
1.3. Для подання заявки Установа-Заявник повинна призначити контактну особу, чиї дані будуть передані Організатору і яка відповідатиме за координацію дій між Установою та Організатором.
2. Кваліфікація Бенефіціарів
2.1. Установи-Заявники відповідають за ретельний відбір родин і дітей, які перебувають у складній життєвій ситуації, відповідають критеріям участі в акції та, за найкращими знаннями працівників Установи-Заявника, не отримують аналогічну допомогу від іншої організації у різдвяний період.
2.2. Установа-Заявник зобов’язується до ретельної селекції родин, щоб уникнути подання заявок, які не відповідають критеріям акції, а також не допустити виключення родин, що відповідають критеріям.
2.3. Критерії, за якими Установа-Заявник відбирає дітей для участі в акції, не можуть бути дискримінаційними за будь-якою ознакою — походженням, статтю, релігією, національністю, сексуальною орієнтацією, інвалідністю, соціально-економічним статусом або будь-якою іншою характеристикою бенефіціара.
2.4. Установи заохочуються враховувати потреби дітей, які особливо вразливі до дискримінації або соціального виключення, включаючи етнічне чи національне походження, релігію, міграційний статус або інші соціально чутливі фактори.
2.5. У разі виявлення, що Установа-Заявник застосовувала дискримінаційні критерії або здійснювала дії, що виключають певні групи бенефіціарів, особливо за національністю або релігією, Організатор залишає за собою право негайно виключити таку установу з поточної акції, а також відмовити у співпраці в наступні роки та в інших проектах.
2.6. Установи не несуть відповідальності за заявки, подані родинами самостійно. Працівник Установи передає родині код, що дає право на подання заявки.
2.7. Організатор може консультуватися з Установою-Заявником щодо заявок та ситуації родини.
2.8. Установа-Заявник зобов’язується ефективно інформувати всіх працівників, які мають контакт із бенефіціарами, включно з тими, хто працює з різноманітними соціальними та культурними групами, про правила акції. Метою є забезпечення рівного доступу до можливості подати заявку для родин з різних середовищ, включно з родинами з національних, релігійних, мовних, культурних меншин, людьми з інвалідністю чи біженськими спільнотами.
2.9. Установа-Заявник приймає до відома, що в разі виявлення порушень у поданні заявки Організатор залишає за собою право відхилити заявку без пояснення причин.
3. Кваліфікаційні критерії для запрошення родин
3.1. До участі можуть бути подані родини, в яких є діти під опікою, які на Святвечір не досягнуть 18 років, або у випадку дітей із встановленою значною інвалідністю (І група) — до 24 років.
3.2. Родина повинна перебувати у складній життєвій ситуації, що для цілей акції розуміється як відсутність достатніх фінансових ресурсів для самостійної організації різдвяних подарунків для дітей вартістю до 150 злотих.
3.3. Родина повинна перебувати під опікою Установи-Заявника щонайменше з червня 2025 року або, у випадку раптових обставин, що погіршили ситуацію родини, щонайменше один повний календарний місяць до моменту подачі заявки. Виняток становлять родини, подані через досвід домашнього насильства – такі родини повинні бути під опікою з моменту подання заявки.
3.4. Ситуація в родині повинна дозволяти передбачити безпечну передачу подарунка батькові/опікуну для дитини, і гарантувати, що подарунок буде використаний самою дитиною, а не проданий чи переданий третім особам.
3.5. До акції можуть бути подані родини, які, за найкращими знаннями працівників Установи-Заявника, не отримають допомогу в рамках інших аналогічних заходів інших організацій чи фондів (наприклад, «Святий Миколай у Короні» або «Шляхетна Пачка»).
3.6. Для забезпечення рівноваги у розподілі подарунків та належного піклування про дітей рекомендується нагадувати батькам про необхідність подання заявок на всіх дітей із родини, які відповідають віковим критеріям.
3.7. Остаточне рішення щодо подання родини до участі в акції ухвалює працівник Установи-Заявника, керуючись особливою чутливістю до емоцій дітей, їхніх потреб належності та запобігання почуттю відторгнення, а також оцінкою ефективності акції для конкретної родини.
4. Подання заявок родин
4.1. Установа-Заявник отримує пул унікальних верифікаційних кодів, що відповідає кількості заявлених дітей.
4.2. Установа-Заявник зобов’язується передати вибраним родинам коди, які надають право заповнити електронну заявку через форму на сайті Організатора в строки, що дозволяють здійснити реєстрацію під час тривалості акції. Форму має заповнити батько або законний опікун (який буде уповноважений на отримання подарунку).
4.3. У обґрунтованих випадках Установа може надати можливість заповнити заявку у паперовій формі на бланку, наданому Організатором.
4.4. Установа-Заявник заохочується ознайомитися з регламентом для бенефіціарів та дарувальників, щоб уникнути неточностей і непорозумінь.
4.5. Установа-Заявник зобов’язується повідомити батьків/опікунів про те, які подарунки не будуть прийматися в рамках акції. Список виключених подарунків (наприклад, гроші, іграшкова зброя, товари, непридатні для дітей, контроверсійні матеріали) буде наданий Організатором разом з інформаційними матеріалами.
4.6. Якщо ситуація родини зміниться після подання заявки (наприклад, відмова, переїзд, отримання допомоги в іншій акції), Установа-Заявник зобов’язується негайно повідомити Організатора для оновлення списку бенефіціарів.
5. Перевірка та документація
5.1. Установа-Заявник не обробляє персональні дані Бенефіціарів і не збирає додаткової документації, пов’язаної з акцією.
5.2. У особливих випадках Організатор може попросити консультацію щодо ситуації поданих родин, особливо якщо виникнуть сумніви щодо отримання коду від працівника Установи.
5.3. У надзвичайних випадках Установа-Заявник повинна забезпечити можливість для батька підписати довіреність на отримання подарунку іншою особою. Підписання довіреності має відбутися в присутності працівника Установи на наданому бланку.
5.4. Установа повинна безпечно зберігати та передати Організатору всі довіреності в день видачі подарунків.
6. Отримання подарунків
6.1. Подарунки, підготовлені дарувальниками, будуть передані Установам-Заявникам у період з 01.12 по 23.12 під час робочого часу установи Організатором або волонтерами.
6.2. Установа-Заявник може, за попередньою домовленістю з Організатором, самостійно забрати подарунки із місця, вказаного Організатором.
6.3. Отримання подарунків має бути підтверджено у письмовій формі (акт прийому-передачі) згідно з інструкціями Організатора.
6.4. Установа-Заявник передає подарунки родинам так, щоб батьки могли вручити їх дітям у Святвечір 24.12.2025.
6.5. Подарунки повинні передаватися батькам/опікунам, а не дітям, щоб зберегти наратив “подарунок від Святого Миколая”.
6.6. Кожна установа зобов’язується:
передати подарунки дітям згідно зі списком,
підготувати фотодокументацію вручення,
передати Організатору підписані списки отримання подарунків та фотодокументацію.
6.7. Всі родини та дарувальники залишаються анонімними. Передача подарунків здійснюється виключно через Організатора для забезпечення конфіденційності.
6.8. Під час вручення подарунків можуть бути зроблені фотографії; і учасники акції, і працівники Установи-Заявника можуть потрапити на них. Організатор та Установа подбають про нерозпізнаваність осіб, однак підтвердження вручення подарунків є обов’язковим.
6.9. В окремих установах можуть проводитися спеціальні заходи з врученням подарунків за участю Святого Миколая та додатковими розвагами для дітей.
6.10. Установи, запрошені до організації спеціальних заходів, будуть повідомлені індивідуально.
6.11. Установа-Заявник повинна забезпечити відповідне місце для вручення подарунків, а Організатор відповідає за логістику та організацію заходу.
6.12. Організатор залишає за собою право виключити установу з участі в майбутніх акціях у разі невиконання обов’язків щодо передачі подарунків або відсутності документації.
6.13. Участь в акції означає прийняття можливості потрапляння працівників Установи та самої Установи на фото- та відеоматеріали Організатора.
7. Правила вручення подарунків та документації
7.1. Подарунки передаватимуться дітям через працівників Установи-Заявника.
7.2. Працівники Установи-Заявника відповідатимуть за:
інформування родин про дату отримання подарунка,
вручення подарунків родинам,
заповнення списків підтвердження отримання подарунків, наданих Організатором,
підготовку фотодокументації, що підтверджує вручення подарунків,
передачу підписаних списків отримання подарунків та фотодокументації Організатору акції протягом 14 днів з дня вручення подарунків.
7.3. В обраних установах Організатор може організувати спеціальний захід із вручення подарунків за участю Святого Миколая та додатковими розвагами для дітей та/або батьків.
7.4. Установи, обрані для організації спеціальних заходів, будуть відібрані серед тих, що заявили бажання та можливість участі, і будуть повідомлені Організатором індивідуально.
III. Відповідальність Установи-Заявника
1. Відповідальність за подання заявок
1.1. Установи-Заявники відповідають за кваліфікацію родин для участі в акції, але не несуть відповідальності за заявки, подані самостійно родинами.
1.2. Установа-Заявник приймає до відома, що Організатор залишає за собою право відхилити заявку без пояснення причин у разі виявлення порушень.
2. Співпраця з Організатором
2.1. Установа-Заявник зобов’язується докласти всіх зусиль для виявлення усіх потребуючих родин, що відповідають критеріям акції, діючи в дусі інклюзії, без дискримінації та виключення.
2.2. Установа-Заявник зобов’язується до постійної співпраці з Організатором, зокрема щодо консультацій стосовно ситуацій родин, які подаються до акції.
2.3. Установи-Заявники не обробляють персональні дані учасників, а лише передають необхідну інформацію для самостійного заповнення заявки батьками та для верифікації заявок.
IV. Прикінцеві положення
Всі персональні дані, передані в рамках акції, захищені відповідно до чинного законодавства та політики конфіденційності Організатора.
Організатор залишає за собою право вносити зміни до цього регламенту. Зміни будуть повідомлені Установам-Заявникам завчасно.
Подання заявки на участь в акції не гарантує отримання подарунка. Організатор докладе всіх зусиль, щоб здійснити якомога більше мрій, однак кількість дарувальників може бути обмеженою.
Організатор докладе всіх зусиль для належного проведення акції, однак не несе відповідальності за випадкові події або обставини, що виникли з боку дарувальників.
Організатор не вимагає від учасників надання детального опису своїх життєвих обставин або інших даних, крім тих, що необхідні для реалізації акції та містяться у формі заявки.
Організатор не застосовує жодних критеріїв щодо ступеня складності ситуації родини. Заявки будуть додаватися до акції та передаватися дарувальникам у порядку надходження, із особливим урахуванням забезпечення повного комплекту подарунків для всіх дітей у родині.
Організатор залишає за собою право виключити Установу-Заявника з участі у поточній акції у разі виявлення грубого порушення регламенту, відсутності співпраці, відсутності документації або подання невідповідних заявок.
Установа-Заявник може відмовитися від участі в акції до моменту передачі кодів родинам, про що повинна негайно повідомити Організатора.
Участь у цій акції не виключає можливості участі в інших заходах, організованих Організатором. Родини, що скористалися цією ініціативою, також можуть звертатися по допомогу в межах інших програм Організатора.
Організатор не передбачає можливості подання скарг або претензій щодо перебігу акції або якості переданих подарунків.
V. Контакт з Організатором
У разі запитань щодо акції або регламенту, Установи-Заявники можуть зв’язатися з Організатором:
через спеціальну електронну адресу для обслуговування акції: cpm@kwitnacy-dom.pl;
з координатором Установ Заявників Кароліною Шиманською за електронною адресою: kszymanska@innaprzestrzen.pl або телефоном: +48 796 817 413.
