I. Postanowienia Ogólne
1.1. Organizatorem akcji „Choinki Pełne Marzeń” jest Kwitnący Dom, jednostka organizacyjna Fundacji Inna Przestrzeń (adres: ul. Nowy Świat 23/25 lok. 32, 00-029 Warszawa, NIP: 521-33-93-003), zwany dalej „Organizatorem”.
1.2. Celem akcji “Choinki Pełne Marzeń” jest wsparcie dzieci z rodzin znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej poprzez spełnienie ich świątecznych marzeń.
1.3. Niniejszy regulamin określa zasady współpracy pomiędzy Organizatorem a Instytucjami Zgłaszającymi w zakresie pozyskiwania i zgłaszania rodzin do udziału w akcji świątecznej wsparcia.
1.4. Akcja odbywa się w terminie 1.06.2025 – 31.12.2025, w trakcie którego darczyńcy mogą spełniać marzenia wybranych dzieci, a Organizator zbierze i przekaże zgłoszonym rodzinom prezenty.
1.5. Zgłoszenie rodziny do akcji jest jedynie wnioskiem o pomoc i nie oznacza zobowiązania ze strony Organizatora.
1.6. Udział w akcji jest całkowicie bezpłatny tak dla Instytucji Zgłaszającej jak i dla Beneficjentów i nie wiąże się z jakimikolwiek kosztami lub zobowiązaniami finansowymi.
1.7. Instytucja Zgłaszająca przyjmuje do wiadomości, że informacja o nawiązaniu współpracy może zostać umieszczona w komunikatach promocyjnych i reklamowych akcji, a także w raportach z akcji przekazywanych darczyńcom i opinii publicznej.
2. Definicje
2.1. Organizator – Kwitnący Dom, jednostka Fundacji Inna Przestrzeń, organizujący akcję wsparcia świątecznego dla dzieci w trudnej sytuacji życiowej, której celem jest spełnianie marzeń świątecznych zgłoszonych dzieci.
2.2. Instytucja Zgłaszająca – Ośrodki Pomocy Społecznej, Powiatowe i Miejskie Centra Pomocy Rodzinie, ośrodki interwencyjne, fundacje oraz stowarzyszenia działające na terenie aglomeracji warszawskiej, których zadaniem jest zgłaszanie dzieci potrzebujących wsparcia oraz ich rodzin do akcji organizowanej przez Fundację Inna Przestrzeń. Zgłaszane dzieci muszą być mieszkańcami aglomeracji warszawskiej oraz pozostawać pod stałą opieką Instytucji Zgłaszającej.
2.3. Rodzina(y) = Beneficjent(ci) – Rodziny oraz dzieci zgłoszone przez Instytucje Zgłaszające, które zostaną objęte pomocą w ramach akcji.
2.4. Aglomeracja Warszawa – obszar metropolitalny, obejmujący miasto stołeczne Warszawę oraz okoliczne powiaty, w tym: powiat legionowski, miński, otwocki, wołomiński, grodziski, nowodworski, piaseczyński, pruszkowski oraz powiat warszawski zachodni.
2.5. Akcja – Świąteczna akcja „Choinki Pełne Marzeń” organizowana przez Fundację Inna Przestrzeń, polegająca na pozyskiwaniu darczyńców i realizacji marzeń świątecznych zgłoszonych dzieci.
2.6. Darczyńca – osoba fizyczna lub firma, która decyduje się na zakup prezentu dla dziecka na podstawie zgłoszenia.
2.7. Prezent – przedmiot o wartości do 100 zł, który zostanie przekazany dziecku, zgodnie z zasadami opisanymi w regulaminie.
II. Zadania Instytucji Zgłaszającej
1. Zgłoszenie instytucji do akcji
1.1. Aby wziąć udział w akcji i móc zapraszać do niej rodziny Instytucja zgłaszająca musi dokonać zgłoszenia poprzez formularz internetowy znajdujący się na stronie organizatora: https://kwitnacy-dom.pl/cpm-ops-2025/
1.2. Termin dokonywania zgłoszeń przez Instytucje Zgłaszające to 3.10.2025. Po tym dniu mogą zostać przyjęte zgłoszenia, jednak organizacje trafią na listę rezerwową, a prezenty dla dzieci z tej instytucji będą realizowane tylko w sytuacji większej liczby darczyńców, niż liczba dzieci zgłoszonych w terminie.
1.3. Aby dokonać zgłoszenia Instytucja Zgłaszająca musi wyznaczyć osobę kontaktową, której dane będą przekazane organizatorowi i która będzie odpowiedzialna za koordynację działań pomiędzy Instytucją, a organizatorem.
2. Kwalifikacja Beneficjentów
2.1. Instytucje Zgłaszające odpowiadają za staranne wytypowanie rodzin i dzieci, które znajdują się w trudnej sytuacji życiowej, spełniają kryteria udziału w akcji, według najlepszej wiedzy pracowników Instytucji Zgłaszającej nie będą korzystać z pokrewnej pomocy innej organizacji w okresie świątecznym.
2.2 Instytucja Zgłaszająca zobowiązuje się do starannej selekcji rodzin, aby uniknąć zgłoszeń niespełniających kryteriów akcji, a także wykluczenia rodzin spełniających kryteria.
2.3. Kryteria kwalifikujące dzieci do udziału w akcji, ustalane przez instytucję zgłaszającą, nie mogą mieć charakteru dyskryminującego w żadnej formie – ze względu na pochodzenie, płeć, religię, narodowość, orientację seksualną, niepełnosprawność, status społeczno-ekonomiczny ani żadne inne cechy beneficjenta.
2.4. Instytucje są zachęcane do stosowania kryteriów uwzględniających potrzeby dzieci szczególnie narażonych na dyskryminację lub wykluczenie społeczne, m.in. pochodzenie etniczne lub narodowościowe, religię, status migracyjny lub inne przesłanki społecznie wrażliwe.
2.5. W przypadku stwierdzenia, że Instytucja Zgłaszająca stosowała kryteria dyskryminujące lub prowadziła działania wykluczające określone grupy beneficjentów, szczególnie z powodu narodowości lub religii, Organizator zastrzega sobie prawo do natychmiastowego wykluczenia danej instytucji z bieżącej edycji akcji, a także do odmowy współpracy w kolejnych latach i w innych działaniach.
2.6. Instytucje nie ponoszą odpowiedzialności za zgłoszenia dokonane samodzielnie przez rodziny. Pracownik Instytucji przekazuje otrzymany kod uprawniający do dokonania zgłoszenia.
2.7. Organizator może konsultować z Instytucją Zgłaszającą zgłoszenia oraz sytuację rodziny.
2.8. Instytucja Zgłaszająca zobowiązuje się do skutecznego poinformowania wszystkich pracowników mających kontakt z beneficjentami, w tym pracujących z różnorodnymi grupami społecznymi i kulturowymi, o zasadach akcji. Celem jest zapewnienie równego dostępu do zgłoszenia rodzin z różnych środowisk, w tym rodzin należących do mniejszości narodowych, religijnych, językowych, kulturowych, osób z niepełnosprawnościami czy społeczności uchodźczych.
2.9. Instytucja Zgłaszająca przyjmuje do wiadomości, że w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zgłoszeniu, Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia bez podania przyczyny.
3. Kryteria kwalifikacyjne do zaproszenia rodzin
3.1. Do udziału mogą zostać zgłoszone rodziny w których są pod opieką dzieci, które w Wigilię nie będą miały ukończonych 18 lat lub w przypadku dzieci posiadających znaczny stopień niepełnosprawności (I grupa) do 24 lat.
3.2. Zgłaszana rodzina powinna znajdować się w trudnej sytuacji życiowej rozumianej na potrzeby akcji, jako brak wystarczających środków finansowych do zorganizowania we własnym zakresie dzieciom prezentów gwiazdkowych o wartości max. 150zł.
3.3. Rodzina powinna pozostawać pod opieką Instytucji Zgłaszającej co najmniej od czerwca 2025 r. lub w przypadku zdarzeń losowych pogarszających sytuację rodziny, co najmniej 1 pełny miesiąc kalendarzowy licząc od momentu zgłoszenia. Wyłączone są z tej zasady rodziny zgłaszane z powodu doświadczenia przemocy domowej. Takie rodziny muszą pozostawać pod opieką Instytucji Zgłaszającej co najmniej od dnia zgłoszenia.
3.4. Sytuacja w rodzinie powinna pozwalać domniemywać, że można bezpieczne przekazać prezentu dziecka zgłaszającemu rodzicowi oraz, że to dziecko będzie ostatecznym użytkownikiem otrzymanego wsparcia, nie zostanie ono zaś sprzedane lub przekazane osobom trzecim.
3.5. Do akcji mogą zostać zgłoszone rodziny, które wedle najlepszej wiedzy pracownika Instytucji Zgłaszającej nie będą otrzymywać wsparcia w ramach innych, pokrewnych działań, innych podmiotów lub innych fundacji (np. Mikołaj w Koronie lub Szlachetna Paczka).
3.6. W celu zapewnienia równowagi w przydzielaniu prezentów oraz właściwego dbania o dobrostan dzieci rekomendowane jest przypominanie rodzicom o zgłaszaniu wszystkich dzieci z danej rodziny, które spełniają kryteria wiekowe.
3.7. Ostateczną decyzję o zgłoszeniu rodziny do akcji podejmuje pracownik Instytucji Zgłaszającej kierując się szczególną wrażliwością na uczucia i emocje dzieci, potrzeby przynależności i przeciwdziałania poczuciu odrzucenia, a także szacowaną efektywnością akcji w przypadku wybranej rodziny i jej możliwościami w zakresie budowania poczucia przynależności i poczucia własnej wartości wśród beneficjentów i ich rodzin.
4. Zgłoszenia rodzin
4.1. Instytucja Zgłaszająca otrzymuje pulę unikalnych kodów weryfikacyjnych równą liczbie zadeklarowanych dzieci.
4.2. Instytucja Zgłaszająca zobowiązuje się przekazać wytypowanym rodzinom kody uprawniające do dokonania zgłoszeń w formie elektronicznej poprzez formularz udostępniony na stronie Organizatora w terminie umożliwiającym złożenie go w trakcie trwania akcji. Formularz musi wypełnić rodzic lub opiekun prawny (który następnie będzie uprawniony do odebrania prezentu).
4.3. W uzasadnionych przypadkach Instytucja umożliwi złożenie zgłoszenia w formie papierowej na przesłanym przez Organizatora druku.
4.4. Instytucja Zgłaszająca jest zachęcana do zapoznania się z regulaminem dla beneficjentów oraz darczyńców, aby uniknąć nieścisłości i ewentualnych nieporozumień.
4.5. Instytucja Zgłaszająca zobowiązuje się do przekazania rodzicom/opiekunom informacji o tym, jakie prezenty nie będą akceptowane w ramach akcji. Lista wykluczonych prezentów (np. pieniądze, broń zabawkowa, artykuły nieodpowiednie dla dzieci, treści kontrowersyjne) zostanie udostępniona przez Organizatora wraz z materiałami informacyjnymi do akcji.
4.6. W przypadku, gdy sytuacja rodziny zmieni się po dokonaniu zgłoszenia (np. rezygnacja, przeprowadzka, uzyskanie wsparcia z innej akcji), Instytucja Zgłaszająca zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Organizatora, w celu umożliwienia aktualizacji listy beneficjentów.
5. Weryfikacja i dokumentacja
5.1. Instytucja Zgłaszająca nie przetwarza danych osobowych Beneficjentów ani nie zbiera dodatkowej dokumentacji związanej z akcją.
5.2. W szczególnych przypadkach Organizator może poprosić o konsultację dotyczącą sytuacji zgłoszonych rodzin, w szczególnie w przypadku wątpliwości, czy dana rodzina nabyła kod od pracownika Instytucji.
5.3. W sytuacja awryjnych Instytucja Zgłaszająca jest zobowiązana jest zapewnić Rodzicowi możliwość podpisania pełnomocnictwa do odbioru prezentu przez inną osobę. Podpisanie pełnomocnictwa powinno się odbyć w obecności pracownika Instytucji (na dostarczonym druku).
5.4 Instytucja zobowiązana jest bezpiecznie przechować i przedłożyć w dniu wydawania prezentów Organizatorowi wszystkie udzielone pełnomocnictwa.
6. Odbiór prezentów
6.1 Prezenty przygotowane przez darczyńców będą przekazywane do Instytucji Zgłaszających, w terminie wskazanym przez organizatora pomiędzy 1.12, a 23.12 w godzinach pracy Instytucji przez organizatora lub z pomocą wolontariuszy.
6.2. Instytucja Zgłaszająca może, po wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem, odebrać prezenty samodzielnie z siedziby Organizatora lub z innego wskazanego przez Organizatora miejsca. W takim przypadku organizator przekaże szczegóły dotyczące możliwych dat, godzin oraz warunków odbioru.
6.3. Odbiór prezentów przez instytucję musi zostać potwierdzony pisemnie (protokół odbioru), zgodnie z wytycznymi organizatora.
6.4. Instytucja Zgłaszająca przekazuje prezenty do rodzin dzieci w trybie zgodnym ze swoją pracą tak, aby rodzic mógł przekazać prezent dziecku w dniu 24.12.2025.
6.5. Wydanie prezentów powinno nastąpić do rodziców/opiekunów, a nie do dzieci, tak aby móc zachować narrację “prezentu od Mikołaja” i odbywać się będzie za pośrednictwem pracowników instytucji zgłaszającej.
6.6. Każda instytucja zgłaszająca zobowiązuje się do:
– przekazania prezentów dzieciom zgodnie z listą,
– przygotowania dokumentacji zdjęciowej z przekazywania prezentów,
– przekazania organizatorowi podpisanych list odbioru prezentów przez opiekunów dzieci zgodne z zaleceniami organizatora oraz dokumentacji fotograficznej.
6.7. Wszystkie rodziny oraz darczyńcy biorący udział w akcji pozostają anonimowi. Przekazanie prezentów odbywa się wyłącznie za pośrednictwem organizatora, co zapewnia dyskrecję i ochronę prywatności wszystkich uczestników. Dokumentacja fotograficzna powinna zawierać potwierdzenie przekazania prezentów, jednak unikać pokazywania wizerunku osób biorących udział w przekazaniu prezentów – przede wszystkim dzieci.
6.8. Podczas wydawania prezentów powinny być wykonywane fotografie, a uczestnik akcji odbierający prezent jak i pracownicy Instytucji Zgłaszającej mogą się na nich znaleźć. Organizator jak i przedstawiciele Instytucji Zgłaszających dołożą wszelkich starań, aby nie prezentować osób odbierających prezenty w sposób rozpoznawalny, jednak z uwzględnieniem tego, że Organizator jest zobowiązany do stworzenia potwierdzenia przekazania wszystkich prezentów dla darczyńców.
6.9. W wybranych instytucjach mogą zostać zorganizowane wydarzenia specjalne organizowane przez Organizatora, podczas których odbędzie się wręczanie prezentów z udziałem Świętego Mikołaja oraz dodatkowymi atrakcjami dla dzieci.
6.10.Instytucje zaproszone do organizacji wydarzeń specjalnych zostaną poinformowane indywidualnie przez organizatora.
6.11. Instytucja Zgłaszająca deklarująca chęć organizacji wydarzenia zobowiązuje się do zapewnienia odpowiedniego miejsca do wydawania prezentów, natomiast Organizator odpowiada za logistykę całego procesu oraz zapewniane atrakcje.
6.12. Organizator zastrzega sobie prawo do niewłączenia instytucji do akcji w kolejnych latach, w przypadku niewywiązania się z obowiązku rozliczenia odbioru prezentów lub braku dokumentacji.
6.13. Udział akcji wiąże się z przyjęciem do wiadomości możliwości uwiecznienia pracowników Instytucji jak i samej Instytucji na zdjęciach i w innych materiałach Organizatora.
7. Zasady wydawania prezentów i dokumentacji
7.1 Prezenty będą przekazywane dzieciom za pośrednictwem pracowników Instytucji Zgłaszającej.
7.2 Pracownicy IZ będą odpowiedzialni za:
– poinformowanie rodzin o terminie odbioru prezentu,
– wydanie prezentów rodzinom,
– wypełnienie dostarczonych przez organizatora list potwierdzających odbiór prezentu
– przygotowanie dokumentacji zdjęciowej potwierdzającej przekazanie prezentów,
– przekazanie podpisanych list odbioru prezentów oraz dokumentacji fotograficznej do Organizatora akcji w terminie 14 dni od dnia przekazania prezentów.
7.3 W wybranych placówkach Organizator może zorganizować wydarzenie z okazji wręczania prezentów – z udziałem Świętego Mikołaja oraz ewentualnie z innymi atrakcjami dla dzieci i/lub rodziców.
7.4 Placówki wybrane do organizacji wydarzeń specjalnych zostaną wybrane spośród instytucji deklarujacych taką chęć i możliwość i zostaną poinformowane indywidualnie przez organizatora.
III. Odpowiedzialność Instytucji Zgłaszającej
1. Odpowiedzialność za Zgłoszenia
1.1. Instytucje Zgłaszające są odpowiedzialne za kwalifikację rodzin do akcji, ale nie ponoszą odpowiedzialności za zgłoszenia dokonane samodzielnie przez rodzinę.
1.2. Instytucja Zgłaszająca przyjmuje do wiadomości, że Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia bez podania przyczyny, jeśli stwierdzi nieprawidłowości.
2. Współpraca z Organizatorem
2.1. Instytucja Zgłaszająca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań, aby zidentyfikować wszystkie potrzebujące rodziny spełniające kryteria akcji, działając w duchu włączającym, bez dyskryminacji i wykluczenia.
2.2. Instytucja Zgłaszająca zobowiązuje się do bieżącej współpracy z Organizatorem, szczególnie w zakresie konsultacji dotyczących sytuacji rodzin zgłaszanych do akcji.
2.3. Instytucje Zgłaszające nie przetwarzają danych osobowych uczestników, a jedynie przekazują niezbędne informacje do samodzielnego dokonania zgłoszenia przez rodzica oraz weryfikacji zgłoszeń.
IV. Postanowienia Końcowe
1. Wszystkie dane osobowe przekazywane w ramach akcji są chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i polityką prywatności Organizatora.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie. Zmiany będą przekazywane Instytucjom Zgłaszającym z odpowiednim wyprzedzeniem.
3. Zgłoszenie do udziału w akcji nie jest gwarancją otrzymania prezentu. Organizator dołoży wszelkich starań, aby spełnić jak najwięcej marzeń, jednak ilość darczyńców może być ograniczona.
4. Organizator dołoży wszelkich starań w celu nienagannego przebiegu akcji, jednak nie ponosi odpowiedzialności w przypadku zdarzeń losowych lub leżących po stronie darczyńców.
5. Organizator nie wymaga od uczestników przedstawiania szczegółowych opisów swoich sytuacji ani innych informacji, poza tymi, które są niezbędne do realizacji akcji i zawarte w formularzu zgłoszeniowym.
6. Organizator nie stosuje żadnych kryteriów co do zaangażowania ani stopniowania trudności sytuacji rodziny. Zgłoszenia będą dodawane do akcji i przekazywane do darczyńców w kolejności zgłoszeń, ze szczególnym uwzględnieniem zapewnienia kompletu prezentów dla wszystkich dzieci w danej rodzinie.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Instytucji Zgłaszającej z bieżącej edycji akcji, jeśli stwierdzi rażące naruszenia regulaminu, w tym brak współpracy, brak dokumentacji lub zgłoszenia niezgodne z przyjętymi kryteriami.
8. Instytucja Zgłaszająca może zrezygnować z udziału w akcji do dnia przekazania kodów rodzinom, o czym powinna niezwłocznie poinformować Organizatora.
9. Udział w tej akcji nie wyklucza możliwości uczestniczenia w innych akcjach organizowanych przez Organizatora. Rodziny, które skorzystały z tej inicjatywy, mogą również aplikować o pomoc w ramach innych programów, które są prowadzone przez Organizatora.
10. Organizator nie przewiduje możliwości składania skarg lub reklamacji dotyczących przebiegu akcji ani jakości przekazanych prezentów.
V. Kontakt z Organizatorem
W przypadku pytań dotyczących akcji lub regulaminu, Instytucje Zgłaszające mogą kontaktować się z Organizatorem:
– za pośrednictwem adresu e-mail dedykowanego do obsługi akcji: cpm@kwitnacy-dom.pl ;
– z opiekunem Instytucji Zgłaszających Karoliną Szymańską pod adresem e-mail: kszymanska@innaprzestrzen.pl lub telefonicznie pod numerem +48 796 817 413.
