📘 Regulamin wolontariatu

Regulamin wolontariatu
organizowanego w Kwitnącym Domu przez Fundację Inna Przestrzeń. 

Wyrażając bezgraniczną wdzięczność i ogromny szacunek dla wszystkich ludzi, którzy swój czas, umiejętności i serce ofiarowują bezinteresownie innym, oraz podkreślając, że działalność dobroczynna nie byłaby możliwa bez wolontariuszy, postanawia się co następuje:

§ 1. Definicje

1. Korzystający –  Fundacja Inna Przestrzeń z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 23/25 lok.32, KRS nr 0000257224,  reprezentowana przez pełnomocnika ds. Kwitnącego Domu, Annę Kłos, korzystająca ze świadczeń wolontariatu w celu realizacji statutowych zadań pożytku publicznego.
2. Świadczenie wolontariatu – ogół czynności służących celom pożytku publicznego, zleconych przez Korzystającego do wykonania Wolontariuszowi, które ten zgadza się wykonać dobrowolnie i nieodpłatnie.
3. Osoba zgłaszająca się – osoba która deklaruje, poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego lub w inny sposób, zamiar wykonania na rzecz  Korzystającego świadczeń wolontariatu.
4. Wolontariusz – osoba fizyczna, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia wolontariatu na rzecz Korzystającego,  w zakresie działalności pożytku publicznego.
5. Czynności – szczegółowo określone zadania zlecone Wolontariuszowi w ramach wykonywania przez niego świadczeń.
6. Rodzic – rodzic lub inna osoba tożsama, zgodnie z powszechnie obowiązującym prawem.
7. Opiekun – rodzic lub osoba, działająca za wiedzą i  z upoważnienia rodzica, w szczególności nauczyciel, koordynator wolontariatu.

§ 2. Postanowienia ogólne

1. Wolontariuszem może być osoba:
   – pełnoletnia,
   – w wieku 13–18 lat za zgodą rodzica/opiekuna,
   – poniżej 13 lat – wyłącznie pod opieką rodzica lub opiekuna.

2. Korzystający ogłasza zapotrzebowanie na świadczenia wolontariatu, w sposób jaki uzna za stosowny i nie jest zobowiązany do indywidualnych powiadomień. Ogłoszenie określa termin i sposób zgłaszania się, termin i rodzaj wykonania świadczeń.
3. Osoba zgłaszająca się  dokonuje zgłoszenia we własnym imieniu lub w przypadku rodzica – w imieniu niepełnoletniego dziecka.
4. Zgłoszenie może być również dokonane w imieniu Wolontariusza przez szkołę, fundację, zakład pracy oraz inny podmiot lub instytucję.
5. Osoby, które nie ukończyły lat 18 zgłaszają się za zgodą rodzica, którą w formie pisemnej zobowiązane są przedstawić w chwili stawienia się do wykonywania świadczeń.
6. Oświadczenia określonego w punkcie 5 nie wymaga się od wolontariusza  wykonującego świadczenia pod nadzorem opiekuna.
7. Korzystający zobowiązuje się powiadomić Osobę zgłaszającą się o przyjęciu zgłoszenia lub przedstawia propozycje ewentualnych zmian.
8. Korzystający nie jest zobowiązany do informowania Osoby zgłaszającej się o braku zamiaru skorzystania z jej  świadczeń oraz o przyczynach.
9. Korzystając zastrzega sobie prawo nie skorzystania ze świadczeń osoby zgłaszającej się, gdy;

1. rodzaj,  zakres, czas lub inne warunki oferowanego świadczenia są nieprzydatne
   w działalności Korzystającego,
2. ma uzasadnioną obawę co do intencji Osoby zgłaszającej się, lub możliwości wykonania przez nią świadczeń,
3. z innych przyczyn istotnych w kontekście działalności dobroczynnej Korzystającego.

10. Prawa własności intelektualnej i prawa pokrewne dotyczące wytworów powstałych w wyniku wykonywania  świadczeń wolontariatu przechodzą na Korzystającego.
11. Wolontariusz ponosi odpowiedzialność za szkody w majątku Korzystającego wyrządzone
    z winy umyślnej.

§ 3. Nawiązanie porozumienia

1. Nawiązanie  porozumienia następuje z chwilą zgłoszenia się Wolontariusza w miejscu i czasie ustalonym z Korzystającym w celu  wykonywania świadczeń oraz podpisania listy obecności wolontariuszy podczas wydarzenia.
2. Porozumienie może mieć formę pisemną lub ustną. 
3. Świadczenia wolontariatu są wykonywane w zakresie, w sposób i w czasie określonych
   w porozumieniu z Korzystającym. 
4. Porozumienie  może być rozwiązane przez każdą ze stron, w każdym czasie,  bez podania przyczyny, poprzez ustne lub pisemne zakomunikowanie tego faktu drugiej stronie.

§ 4. Wykonywanie świadczenia

1. Przed rozpoczęciem wykonywania świadczenia, wolontariusz jest zobowiązany poinformować Korzystającego, w niezbędnym zakresie, o dotyczących go indywidualnych ograniczeniach, mogących mieć wpływ na zakres lub rodzaj zlecanych czynności.
2. Korzystający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji, o ile są wymagane lub umiejętności wolontariusza.
3. Korzystający zapewnia Wolontariuszowi warunki wykonywania świadczeń, w szczególności BHP, co najmniej takie do jakich jest zobowiązany pracodawca wobec pracowników.
4. Przy zlecaniu Wolontariuszowi czynności stosuje się ograniczenia wynikające z Kodeksu Pracy i przepisów wydanych na jego podstawie, w szczególności dotyczące pracy młodocianych, kobiet w ciąży oraz osób niepełnosprawnych.
5. Korzystający udziela Wolontariuszowi szczegółowego instruktażu w zakresie zlecanych czynności. 
6. Wolontariusz podejmuje się wykonania wyłącznie tych czynności do których posiada umiejętności lub kwalifikacje jeśli takie są wymagane przepisami odrębnymi.
7. Wolontariusz wykonuje zlecone mu czynności pod nadzorem Korzystającego lub osoby wyznaczonej przez Korzystającego.
8. Rozpoczęcie i zakończenie wykonywania czynności lub świadczenia Wolontariusz zgłasza osobie, o której mowa w punkcie 7.

§5. Zasady dotyczące rzeczy osobistych wolontariuszy

1. Wolontariusz zobowiązany jest okazać zawartość swojej torby/plecaka przy wejściu, aby uniknąć nieporozumień dotyczących przedmiotów należących do organizacji.
2. Rzeczy osobiste wolontariuszy przechowywane są w wyznaczonym miejscu (np. w szafkach), w obecności pracownika. Wolontariusze nie mogą wnosić ze sobą przedmiotów, które mogłyby zostać pomylone z mieniem organizacji.
3. Wolontariusze, którzy są jednocześnie beneficjentami organizacji, mogą pobierać rzeczy dopiero po zakończeniu świadczenia prac wolontariackich, po wcześniejszym poinformowaniu pracownika.
4. Każdy przedmiot wydany wolontariuszowi przez pracownika musi być odnotowany podpisem pracownika i datą.
5. Przed opuszczeniem miejsca świadczenia wolontariatu wolontariusz zobowiązany jest okazać swoje rzeczy osobiste i opuścić teren w obecności pracownika.

§6. Przebieg świadczenia prac wolontariackich

Wejście i rejestracja

1. Wolontariusz wchodzi do budynku przez wyznaczone – główne – wejście.
2. Wolontariusz od razu zgłasza się do pracownika dyżurującego / koordynatora wolontariatu.
3. Pracownik dokonuje rejestracji wolontariusza w systemie, podając: imię i nazwisko, numer telefonu, numer ICE (kontakt w nagłym wypadku), adres e-mail (opcjonalnie).

4. Osoby niepełnoletnie przedstawiają pisemną zgodę rodzica/opiekuna.

Rzeczy osobiste

1. Wolontariusz składa swoje rzeczy osobiste do zamkniętego depozytu (szafka).
2. W przypadku większych rzeczy niż szafka – zostawia je w wyznaczonym „parkingu” depozytowym.
3. Zasady przechowywania i kontroli rzeczy osobistych obowiązują zgodnie z regulaminem.

Przygotowanie do pracy

1. Pracownik wypełnia kartę wolontariusza (bieżąca ewidencja).
2. W przypadku przyniesionych przedmiotów – sprawdzana i zapisywana jest waga wejściowa o godzinie wejścia.
3. Wolontariusz pyta pracownika o bieżące dyspozycje i zadania.

Wykonywanie zadań

1. Wolontariusz wykonuje zlecone czynności zgodnie z instrukcją pracownika/koordynatora oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami BHP, PPOŻ.
2. Po wykonaniu zadania zgłasza się ponownie do pracownika, aby uzyskać informację, co należy zrobić dalej.

Zakończenie pracy

1. Wolontariusz zgłasza zakończenie pracy pracownikowi.
2. Następuje wypisanie z systemu.
3. Waga bagażu wyjściowego wolontariusza jest sprawdzana i wpisywana do karty.
4. W przypadku wolontariuszy będących jednocześnie beneficjentami – pracownik dodatkowo wpisuje do karty wolontariusza: liczbę przepracowanych godzin, wagę pobranego wsparcia z podziałem na: żywność i produkty pierwszej potrzeby, odzież używaną i zabawki, inne przedmioty. Na koniec tygodnia i miesiąca zostaje ustalony przelicznik liczby kg otrzymanego wsparcia / liczbę przepracowanych godzin. 

§ 7. Obowiązki Korzystającego

1. Korzystając zastrzega sobie prawo do rezygnacji z korzystania świadczeń Wolontariusza jeżeli Wolontariusz narusza postanowienie niniejszego regulaminu, 
2. Korzystający ma obowiązek poinformować Wolontariusza o:
   • przysługujących mu prawach i ciążących obowiązkach oraz zapewnić dostępność tych informacji,
   • ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.
3. Korzystający jest zobowiązany  zapewnić Wolontariuszowi, na zasadach dotyczących pracowników, bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania przez niego świadczeń, w tym – w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń związanych z ich wykonywaniem – odpowiednie środki ochrony indywidualnej.

§ 8. Prawa i obowiązki Wolontariusza

1. Wolontariusz wykonuje swoje czynności z najwyższą starannością, dbając o majątek i wizerunek Korzystającego, godność osób, na rzecz których wykonuje czynności  oraz o promocję idei wolontariatu.
2. Wolontariusz przestrzega przepisów prawa ze szczególnym uwzględnieniem BHP, PPOŻ, a także powszechnie obowiązujących norm w tym także norm współżycia społecznego.
   i obyczajów współżycia społecznego, dba o ład i porządek oraz bezpieczeństwo innych osób.
3. Wolontariusz ma prawo do:
   • przerwy na odpoczynek w zakresie nie mniejszym niż określone w Kodeksie Pracy, lub na żądanie o ile pozwala na to rodzaj wykonywanych czynności,
   • otrzymania pisemnego zaświadczenia o wykonaniu świadczeń, w tym o czasie i  zakresie ich wykonywania,
   • ubezpieczenia NNW (zgodnie z wymogami prawa),
   • otrzymania środków ochrony osobistej niezbędnych dla realizacji zadań,
   • posiłku / napoju regeneracyjnego w miarę możliwości Korzystającego.

4. Na żądanie Wolontariusza korzystający jest obowiązany potwierdzić na piśmie treść porozumienia o którym mowa w § 3.
5. Wolontariusz może w każdym czasie zaprzestać wykonywania czynności lub świadczenia, o czym informuje Korzystającego.
6. Jeżeli świadczenie Wolontariusza wykonywane jest przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie o którym mowa w § 3 powinno być sporządzone na piśmie.
7. Na prośbę Wolontariusza korzystający może przedłożyć pisemną opinię o wykonaniu świadczeń przez Wolontariusza.
8. Wolontariuszowi, który wykonuje świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni, korzystający zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. 
9. Za bezpieczne dotarcie do miejsca wykonywania  świadczeń wolontariatu i powrót z niego odpowiada wolontariusz oraz ew. jego opiekun.
10. Korzystający nie zwraca kosztów diet i podróży służbowych – nie ponosi kosztów związanych z podróżami wolontariuszy lub posiada na to zgodę wolontariusza.

§ 9. Współpraca z osobami zewnętrznymi

1. Wolontariusz reprezentuje cele i wartości Fundacji, przestrzega prawa i szanuje prawa innych osób.

2. Wolontariusz może otrzymać imienny identyfikator, który zobowiązany jest okazywać.

3. W sytuacji sporu wolontariusz powiadamia Koordynatora i zaprzestaje działań, z wyjątkiem sytuacji zagrożenia życia, zdrowia lub mienia.

§10. Rola Koordynatora wolontariatu

1. Organizacja naboru i przydziału zadań.
   
2. Nadzór nad pracą wolontariuszy.
   
3. Organizacja szkoleń, spotkań i ewaluacji.
   
4. Motywowanie, integrowanie i wspieranie wolontariuszy.
5. Prowadzenie dokumentacji wolontariatu (listy obecności, porozumienia, zaświadczenia).

§ 11. Przetwarzanie danych osobowych Wolontariusza

1. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informuję, że: 

1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Inna Przestrzeń z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 23/25 lok.32, KRS nr 0000257224;
2. Celem przetwarzania danych osobowych jest zawarcie porozumienia oraz realizacja praw i obowiązków wynikających z wykonywania świadczeń wolontariusza (art. 6 ust.1 litera b RODO), realizacja wobec wolontariusza innych obowiązków określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art. 6 ust.1 litera c RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora w zakresie ochrony roszczeń i ochrony przed roszczeniami (art. 6 ust.1 litera f RODO); 
3. Dane osobowe mogą być przekazane do innych podmiotów, wobec których obowiązek przekazania danych wynika z ustawy; 
4. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie są i nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, które tworzą Państwa Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Lichtenstein; 
5. Dane będą przetwarzane przez okres wykonywania przez wolontariusza świadczeń, a następnie mogą być przechowywane przez okres lat 3 w celu zabezpieczenia roszczeń i ochrony przed roszczeniami;
6. Podanie przez wolontariusza danych osobowych jest wymogiem ustawowym, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie niemożność przyjęcia świadczenia; Stosownie do norm prawa powszechnie obowiązującego oświadczeń woli w imieniu osób niepełnoletnich dokonują rodzice lub opiekunowie prawni:
7. Wolontariusz ma prawo do: dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO. Nie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych, usunięcia danych z uwagi na prawo Administratora do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; 
8. Dane nie są przetwarzane w żadnym innym celu, ani w sposób zautomatyzowany.

§ 12. Przetwarzanie innych danych osobowych

1. Dane osobowe rodziców, opiekunów prawnych i  opiekunów wolontariuszy niepełnoletnich są przetwarzane, jedynie w celu wypełnienia przez Korzystającego obowiązków prawnych w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa niepełnoletnich wolontariuszy.
2. Dane osobowe – wizerunek wolontariuszy i opiekunów (bez powiązania ich z odnośnymi danymi identyfikacyjnymi)- mogą być utrwalane w postaci zdjęć i nagrań wideo, a następnie publikowane w celach dokumentalnych i informacyjnych Korzystającego oraz podmiotów wspierających. Korzystający nie jest w  stanie zagwarantować wykluczenia utrwalania wizerunku wobec indywidualnego Wolontariusza.

§13. Monitoring

1. Z dniem 1.08.2023 r. Fundacja wprowadza szczególny nadzór nad terenem Kwitnącego Domu oraz terenu wokół niego w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).
2. Ustala się następujące cele zastosowania monitoringu:
   1. Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz beneficjentów;
   2. Ochrona mienia Fundacji;
   3. Kontrola jakości pracy pracowników.

1. Ustala się następujące miejsca umieszczenia monitoringu:
   1. teren posesji przed i za budynkiem Kwitnącego Domu (podwórko) bezpośrednio przy wejściu na teren posesji, na placu zabaw, przy społecznym ogrodzie, zapleczu oraz wejściach do budynku,
   2. wewnątrz budynku Kwitnącego Domu w sali głównej;
   3. we wszystkich pomieszczeniach magazynowych;
   4. w sali zabaw;
   5. w społecznym Secondhandzie;
   6. w korytarzach i przejściach;
   7. w pomieszczeniach technicznych.

1. Ustala się następujący zakres monitoringu:
   1. Stały podgląd wykonywany przez uprawnionych pracowników;
   2. nagrywanie ciągłe w celu późniejszej weryfikacji.

1. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni.
2. Fundacja oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
3. Osobami uprawnionymi do dostępu do nagrań monitoringu są: koordynator, jego zastępca oraz członkowie Zarządu Fundacji Inna Przestrzeń, a także osoby przez nich upoważnione. 
4. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
5. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w ust. 1 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
6. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 2, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile obowiązujące przepisy prawa powszechnego nie stanowią inaczej.

§14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz Kodeks cywilny.
2. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej, w miejscu wykonywania świadczeń oraz przy formularzach zgłoszeniowych.